Visselblåsarpolicy DOZ Apotek

Hos Admenta Sweden AB/DOZ Apotek är det viktigt att vi lever våra värderingar där vi tar ansvar för våra handlingar och vårt arbete. Med denna visselblåsarpolicy anger vi hur medarbetare eller någon annan som har anledning att påtala missförhållanden kan agera.

Även om det inte är fråga om missförhållanden av sådan art som föranleder ett larm i enlighet med visselblåsarlagen (Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden) och denna policy uppmuntrar vi att samtliga medarbetare och andra som omfattas av visselblåsarlagen tar upp eventuella problem inom organisationen med, i första hand, sin närmaste chef eller sin kontaktperson.

Syftet med vår visselblåsarpolicy är att ge en vägledning om när och hur missförhållanden kan rapporteras i situationer då det inte är aktuellt att använda ordinarie ordning för rapportering (dvs. till närmaste chef, driftchef, HR, Compliance officer och/eller Dataskyddsombud). Alla avslöjanden om missförhållande ska hanteras på ett rättvist och korrekt sätt.

Vår visselblåsarpolicy omfattar inte bara våra medarbetare utan även en rad andra kategorier av personer som kommer i kontakt med vår organisation som till exempel arbetssökande, praktikanter och konsulter/annan inhyrd personal.  

Med visselblåsning avses i denna policy att någon slår larm om att det förekommer, ska förekomma eller har förekommit någon form av missförhållande i ett arbetsrelaterat sammanhang inom verksamheten och det finns ett allmänintresse av att det kommer fram.

Arbetsrelaterat sammanhang betyder att den rapporterande personen måste ha fått information om missförhållandet under en nuvarande eller tidigare anställning. Missförhållande kan avse både uppsåtligt handlande och olyckshändelser som ingen särskild person kan lastas för.

För att policyn och visselblåsarlagen ska vara tillämplig krävs det att det finns ett allmänintresse att få reda på missförhållandena. I normalfall gäller lagen alltså inte rapportering av sådant som endast rör den rapporterande personens egna arbets- och/eller anställningsförhållanden.

Medarbetare eller annan som omfattas av denna policy har möjlighet att slå larm när det är fråga om missförhållanden i arbetsgivarens verksamhet och det finns ett allmänintresse av att de kommer fram. Medarbetarens motiv för att slå larm saknar betydelse. Även om denna policy främst riktar sig till medarbetare är lagen om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden även tillämplig utanför arbetsgivar-/arbetstagarförhållandet. Det innebär att även andra än medarbetare så som exempelvis arbetssökande, konsult/annan inhyrd personal, praktikant och/eller leverantör har rätt till skydd enligt visselblåsarlagen så länge rapportering sker i ett arbetsrelaterat sammanhang och lagens kriterier för skydd är uppfyllda.

Om du misstänker missförhållanden, lag- och/eller regelbrott uppmanar vi dig att rapportera detta som ett visselblåsningsärende.

Ett visselblåsningsärende kan exempelvis vara:

• Ekonomisk brottslighet, exempelvis medvetet felaktig bokföring eller brist i intern bokföringskontroll.
• Förekommande av stöld, korruption, mutor, bedrägeri och/eller förskingring.
• Dataintrång eller annat brott mot dataskyddslagar.
• Att en person i ledande position har missbrukat sin ställning.
• Allvarliga miljöbrott.
• Stora brister i säkerheten på arbetsplatsen.
• Om någon utsätts för allvarliga former av diskriminering och/eller trakasserier.
• Andra allvarliga missförhållanden som rör enskildas liv eller hälsa.
• Andra allvarliga missförhållanden som rör företagets vitala intressen.

Vänligen notera att ovanstående inte är en uttömmande lista utan endast exempel på vad som skulle kunna vara ett visselblåsningsärende.

Det är normalt inte ett visselblåsningsärende om rapporteringen gäller:

• Klagomål som inte är av allmänintresse.
• En persons arbets- och/eller anställningsförhållanden, exempelvis allmänna synpunkter på lön, ledarskap, verksamhetsplanering, arbetssituation etc.
• Känsliga frågor som är kopplade till enskilda individer, till exempel en konflikt mellan arbetstagare och/eller arbetsgivare.

När det gäller ovanstående, andra mindre förseelser eller om du vill uttrycka allmänt missnöje eller framföra klagomål, bör du istället ta kontakt med närmast ansvarig chef eller HR-avdelningen och om du inte är anställd; med din kontaktperson vid DOZ Apotek.

Vi på DOZ Apotek har valt att använda oss av en webbaserad visselblåsarkanal för att underlätta för den som avser att slå larm. Via den här kanalen är rapportören helt anonym genom hela processen och det finns möjlighet för hen att bifoga filer såsom dokument, bilder eller videos. Rapportören blir guidad genom hela processen och har även sedan möjlighet att följa upp på sitt ärende. Det går också att ringa eller boka ett möte för att slå larm.

En rapporterande person har också alltid möjlighet att slå larm via externa rapporteringskanaler som tillhandahålls av ett flertal myndigheter.

Som medarbetare finns möjligheten att vända sig till sitt skyddsombud eller till sin arbetstagarorganisation för att få rådgivning om eventuell rapportering. Vi ser positivt på att medarbetaren tar råd innan visselblåsning sker och medarbetaren riskerar inga repressalier eller hindrande åtgärder i samband med rådgivning.

Det ställs inte några krav på att medarbetaren ska ha något särskilt kunskapsunderlag i frågan innan visselblåsningen sker. Skyddet mot repressalier gäller således även ogrundade och obefogade larm. Vi förutsätter dock att medarbetare som slår larm är uppriktiga och att det inte förekommer larm beträffande sådant som medarbetaren vet inte är sant, eller sådant som medarbetaren vet inte kommer att äga rum.

De personer som får tillgång till inkomna anmälningar har ett ansvar i sitt uppdrag att hantera larmet med en mycket hög grad av diskretion. Varken visselblåsarens identitet eller någon annan vars identitet förekommer i ärendet ska kunna röjas. Personuppgifter får endast behandlas om det är nödvändigt för ärendet och uppgifter som av misstag samlats in men som inte bedöms vara relevanta ska omedelbart rensas.

Så snart ett larm om missförhållanden har inkommit erhåller visselblåsaren en bekräftelse om att organisationen har mottagit larmet.

Omgående efter att organisationen har tagit del av ett larm sker en analys av de uppgifter som medarbetaren slagit larm om för att avgöra om det krävs ytterligare utredning. Nästa steg i processen är att organisationen fattar beslut om ärendets fortsatta handläggning. Vid behov skickas ärendet vidare till externa aktörer som till exempel oberoende revisorer, Polisen eller andra juridiska myndigheter.

I den utsträckning det kan anses lämpligt återkopplar organisationen regelbundet till visselblåsaren om hur ärendet hanteras.

Vi tolererar under inga omständigheter att en medarbetare eller annan som i enlighet med denna policy har slagit larm om missförhållanden utsätts för någon form av skuldbeläggning, repressalier, trakasserier eller att personen som visselblåser bli hotad, diskriminerad eller svartlistad inom sin bransch på grund av att personen visselblåst. All typ av skuldbeläggning eller sanktioner kommer hanteras omgående med disciplinära åtgärder som följd.